Administrer mes espaces de cours  :  Gérer mon équipe d'encadrement

Collègues, assistants, experts externes, ... Pour tous vos acteurs, il y a un rôle MoodleUCL qui convient.
Découvrez les rôles et comment les attribuer ...

Comprendre les rôles MoodleUCL^

Lorsque vous créez un espace de cours MoodleUCL, vous recevez automatiquement le rôle d'Enseignant, qui permet de modifier toutes les activités du cours.

Lorsque des utilisateurs s'inscrivent au cours, ils reçoivent par défaut le statut d'Etudiant et peuvent simplement participer aux activités.

Mais d'autres rôles existent dans MoodleUCL et sont décrits dans le tableau ci-dessous :

Les rôles utilisateurs définis au niveau d'un cours (attribuables par les enseignants)
Privilèges \ Rôles	Étudiant	Gardien *	Gestionnaire administratif	Enseignant non éditeur	Collaborateur **	Enseignant
participer aux activités du cours
suivre les activités des étudiants sans pouvoir les modifier
modifier toutes les activités du cours
ajouter et modifier les activités à caractère administratif (gestion des documents, des rendez-vous, du calendrier, ...)
gérer les inscriptions des étudiants au cours (en cas de clé d'inscription ou de validation)
modifier le rôle d'un utilisateur dans le cours

* Le rôle de Gardien est associé aux méthodes d'inscription "avec clé d'inscription" ou "avec confirmation par l'enseignant". Le nom du gardien apparaît sur la page d'accueil du cours. Lorsqu'on utilise l'inscription avec clé d'inscription, le gardien est la personnes chargée de fournir la clé d'inscription aux étudiants. Dans le cas de l'inscription avec confirmatio, le gardien a le privilège de confirmer ou d'annuler les inscriptions des étudiants. Ce rôle est conçu pour être associé à un autre rôle. On pourrait par exemple imaginer donner le rôle de gardien à un étudiant délégué qui serait responsable de veiller à réserver l'accès au cours à un groupe défini. Voir aussi Gérer les inscriptions.

** Le rôle de Collaborateur est identique à celui d'enseignant. Ce rôle est conçu pour les personnes qui ne sont pas officiellement en charge du cours et qui ne doivent pas apparaître dans la liste des enseignants dans le programme des cours.

Ajouter un enseignant^

Si vous désirez partager la gestion d'un de vos espaces de cours afin qu'un collègue enseignant, un assistant, ... puisse y avoir les mêmes droits de modification que vous, il suffit de suivre la procédure ci-dessous :

• il faut que cette personne se soit connectée au moins une fois sur MoodleUCL;
• accéder à ADMINISTATION > Administration du cours > Utilisateurs > Utilisateurs inscrits;
• cliquer sur le bouton ;
• sélectionner le rôle Enseignant dans le menu déroulant "Attribution des rôles";
• taper le nom, le prénom et/ou l'email de la personne souhaitée dans la case de recherche (en bas de la fenêtre);
• cliquer sur le bouton "Inscrire" en regard de son nom;
• pour terminer, cliquer sur le bouton "Terminer l'inscription des utilisateurs" et votre liste d'utilisateurs se met à jour avec le nouvel enseignant.

Attention ! Si l'utilisateur s'est inscrit lui-même au cours, veillez à lui retirer le rôle "Etudiant" pour éviter qu'il soit désinscrit du cours lors d'une réinitialisation (nettoyage pour une nouvelle année académique).

Ajouter un collaborateur^

Si vous désirez partager la gestion d'un de vos espaces de cours afin qu'un collègue enseignant, un assistant, ... qui n'est pas en charge officiellement du cours puisse y avoir les mêmes droits de modification que vous, il suffit de suivre la procédure ci-dessous :

• il faut que cette personne se soit connectée au moins une fois sur MoodleUCL;
• accéder à ADMINISTATION > Administration du cours > Utilisateurs > Utilisateurs inscrits;
• cliquer sur le bouton ;
• sélectionner le rôle Collaborateur dans le menu déroulant "Attribution des rôles";
• taper le nom, le prénom et/ou l'email de la personne souhaitée dans la case de recherche (en bas de la fenêtre);
• cliquer sur le bouton "Inscrire" en regard de son nom;
• pour terminer, cliquer sur le bouton "Terminer l'inscription des utilisateurs" et votre liste d'utilisateurs se met à jour avec le nouvel enseignant.

Attention ! Si l'utilisateur s'est inscrit lui-même au cours, veillez à lui retirer le rôle "Etudiant" pour éviter qu'il soit désinscrit du cours lors d'une réinitialisation (nettoyage pour une nouvelle année académique).

Ajouter un enseignant non éditeur^

Si vous désirez donner un droit de visite de votre cours à un collègue, il vous suffit de lui donner le profil d'enseignant non éditeur en suivant cette procédure :

• il faut que cette personne se soit connectée au moins une fois sur MoodleUCL;
• accéder à ADMINISTATION > Administration du cours > Utilisateurs > Utilisateurs inscrits;
• cliquer sur le bouton ;
• sélectionner le rôle Enseignant non éditeur dans le menu déroulant "Attribution des rôles";
• taper le nom, le prénom et/ou l'email de la personne souhaitée dans la case de recherche (en bas de la fenêtre);
• cliquer sur le bouton "Inscrire" en regard de son nom;
• pour terminer, cliquer sur le bouton "Terminer l'inscription des utilisateurs" et votre liste d'utilisateurs se met à jour avec le nouvel enseignant.

Ajouter un gestionnaire administratif^

Si vous souhaitez qu'un/une secrétaire gère les outils administratifs du cours (agenda, annonces aux étudiants, inscriptions à des plages horaires, ...), vous pouvez lui donner le profil de Gestionnaire administratif en suivant cette procédure :

• il faut que cette personne se soit connectée au moins une fois sur MoodleUCL;
• accéder à ADMINISTATION > Administration du cours > Utilisateurs > Utilisateurs inscrits;
• cliquer sur le bouton ;
• sélectionner le rôle Gestionnaire adminstratif dans le menu déroulant "Attribution des rôles";
• taper le nom, le prénom et/ou l'email de la personne souhaitée dans la case de recherche (en bas de la fenêtre);
• cliquer sur le bouton "Inscrire" en regard de son nom;
• pour terminer, cliquer sur le bouton "Terminer l'inscription des utilisateurs" et votre liste d'utilisateurs se met à jour avec le nouveau gestionnaire administratif.

Attention ! Si l'utilisateur s'est inscrit lui-même au cours, veillez à lui retirer le rôle "Etudiant" pour éviter qu'il soit désinscrit du cours lors d'une réinitialisation (nettoyage pour une nouvelle année académique).

Ajouter le rôle de gardien à un utilisateur inscrit^

Le rôle de gardien n'est utile que si vous utilisez la méthode d'inscription avec confirmation ou avec clé d'inscription décrites dans la page Gérer les inscriptions.
Par défaut, les enseignants et les gestionnaires administratifs ont déjà le privilège de confirmer les inscriptions mais vous pouvez décider de permettre à un utilisateur spécifique, même un étudiant, de gérer les confirmations d'inscription.

Pour ce faire, vous devez lui ajouter le rôle de gardien en suivant la procédure suivante :

• il faut que cette personne se soit connectée au moins une fois sur MoodleUCL;
• accéder à ADMINISTATION > Administration du cours > Utilisateurs > Utilisateurs inscrits;
• cliquer sur le bouton , libellé "Attribution des rôles", en regard du nom de la personne souhaitée;
• cliquer sur le rôle "Gardien";
• votre liste d'utilisateur se met alors à jour avec le nouveau rôle pour la personne choisie.

Utiliser une clé d'inscription spécifique pour que les assistants reçoivent automatiquement un rôle choisi^

Nous avons constaté cette pratique dans certains cours composés de grandes cohortes d'étudiants et impliquant un grand nombre d'assistants.

Plutôt que de donner un rôle spécifique aux assistants manuellement, il est possible d'ajouter une méthode d'inscription spécifique pour les assistants.

Pour ce faire, il faut modifier certains paramétrages des méthodes d'inscription via le menu
ADMINISTRATION > Administration du cours > Utilisateurs > Méthodes d'inscription

• modifiez la méthode d'auto-inscription définie par défaut dans le cours et compléter le champ "Nom personnalisé de l'instance" avec un libellé du genre "Inscription des étudiants"; complétez aussi le champ "Clé d'inscription" si vous souhaitez que les étudiants doivent taper une clé d'inscription pour accéder à votre cours; ne pas modifier les autres paramètres;
• ajoutez une nouvelle méthode d'inscription, toujours du type "Auto-inscription" et donnez lui un libellé du genre "Inscription des assistants"; complétez une autre "Clé d'inscription" pour cette méthode, veillez à désactiver les clés d'inscriptions de groupe pour cette méthode et spécifiez le "Rôle attribué par défaut" de votre choix.

Il ne vous reste plus qu'à communiquer aux assitants et aux étudiants les clés d'inscriptions adéquates !

Attention ! Si vous souhaitez définir un groupe avec tous les membres de l'équipe d'encadrement, vous pouvez utiliser une clé d'inscription de groupe pour que les professeurs et assistants soient directement versés dans un groupe dès leur inscription. Cette prouesse est expliquée dans la section Verser les étudiants dans des groupes dès leur inscription au cours. Mais, dans ce cas, vous ne devez pas définir de clés d'inscription de groupe pour les étudiants car ils pourraient alors s'inscrire comme assistants avec leur clé d'inscription de groupe !

Changer le rôle d'un utilisateur dans un cours^

Lorsque vous créez un cours, vous recevez automatiquement le rôle d'enseignant dans le cours.
Le nom de tous les utilisateurs qui ont le rôle d'enseignant apparaît sur la page de présentation du cours, et il arrive régulièrement que le créateur de cours soit un assistant. Si vous êtes dans cette situation, et si les professeurs ne souhaitent pas que votre nom apparaisse sur la page de présentation du cours, il est possible de changer votre propre rôle pour devenir collaborateur. Avec le rôle de collaborateur, vous pouvez continuer à éditer le cours mais le nom des collaborateurs n'apparaîtra plus dans la liste des enseignants. 

Si vous créez un cours, lorsque vos collègues cotitulaires s'y inscrivent, ils ont par défaut le rôle étudiant. Vous devez dans ce cas donner le rôle d'enseignant à votre collègue et lui retirer le rôle d'étudiant.

Voici la procédure qui vous permettra de modifier le rôle d'un utilisateur :

• consultez la liste des utilisateurs inscrits au cours, via le menu
  ADMINISTATION > Administration du cours > Utilisateurs > Utilisateurs inscrits;
• commencez par ajouter le rôle souhaité (collaborateur ou enseignant) à l'utilisateur choisi, en cliquant sur le bouton Attribution des rôles dans la colonne en regard de son nom;
  
• ensuite, vous devez lui enlever le rôle non désiré (enseignant ou étudiant) en cliquant sur la croix en regard du libellé du rôle.

Attention !
Si vous modifiez votre propre rôle, veillez bien à ajouter le nouveau rôle avant de supprimer le rôle non désiré !
Si vous commencer par vous retirer le rôle d'enseignant, vous ne pourrez plus vous ajouter le rôle de collaborateur puisque vous serez devenu un simple étudiant

Désinscrire un utilisateur^

Pour désinscrire un utilisateur de votre cours, il faut passer par le menu

ADMINISTRATION > Administration du cours > Utilisateurs > Utilisateurs inscrits

et utiliser le bouton en regard des noms des utilisateurs à supprimer.

Demander l'accès pour un enseignant extérieur^

Attention, vérifiez que les enseignants ne disposent pas d'un identifiant global. C'est notamment le cas des professeurs invités, des APH et du personnel des cliniques.

Si vous désirez qu'un enseignant non UCL accède à votre espace de cours comme enseignant ou enseignant non éditeur, il faudra d'abord que cette personne obtienne un compte extérieur sur MoodleUCL. Vous pouvez pour se faire contacter les administrateurs MoodleUCL à l'adresse info-moodleucl@uclouvain.be en leur donnant les coordonnées de cette personne :

• nom,
  
• prénom,
  
• email,
  
• date de naissance,
  
• téléphone,
• institution,
  
• durée de validité du compte.

Lors de la demande création de compte, précisez si cette personne doit avoir accès au wifi UCL, au portail ou à un autre service UCL, le compte sera directement configuré pour tous les services.

Lorsque cette personne aura son compte MoodleUCL, vous pourrez l'ajouter comme enseignant ou comme enseignant non éditeur (voir ci-dessus).

Personnaliser les droits d'un type d'utilisateur sur une activité ou une ressource^

Si vous souhaitez personnaliser les droits d'un type d'utilisateur pour une activité ou une ressoure données, vous devez éditer l'activité ou la ressource puis passer par le menu associé :

Permissions > Dérogation de rôle avancée > choisir le profil utilisateur concerné

et éditer les permissions pour cette activité ou cette ressource.

Cette fonstionnalité peut par exemple être utilisée pour permettre aux étudiants de déposer des fichiers dans un dossier.

Partager des ressources entre gestionnaires^

Au sein d'un espace de cours, vous pouvez créer une section, des  fichiers et  dossiers invisibles  pour les étudiants mais auxquels les enseignants du cours ont accès. Vous pouvez ainsi partager avec vos cotitulaires, vos assistants, des informations concernant votre cours: projet de ressources, horaires, solutionnaires,...