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Administrer mes espaces de cours  :  Réinitialiser mon cours pour une nouvelle année académique

Pour chaque cours, il est indispensable procéder au nettoyage de certaines données des étudiants pour entamer une nouvelle années académique.

Si vous ne veillez pas à la suppression des données associées aux différentes activités des étudiants, vous risquez de rencontrer beaucoup de difficultés avec les étudiants bisseurs qui ne pourront pas recommencer les activités.

Eventuellement faire une Sauvegarde du cours et surtout éviter de dupliquer le cours^

Si vous souhaitez disposer d'une copie de sauvegarde du cours en fin d'année académique, évitez de dupliquer le cours. Cela engendre des backups quotidiens sur des cours qui ne sont plus exploités avec pour conséquence un gaspillage de ressources.

La sauvegarde s'effectue via le menu >Paramètres du cours > Sauvegarde.
La sauvegarde génère un fichier.mbz, une sorte d'archive compressée de toutes les données du cours (ressources, activités, et données étudiantes) qu'il est possible de restaurer dans Moodle. Archivez ce fichier sur votre ordinateur ou sur votre espace d'archivage habituel.

Notez que, durant la seconde semaine de septembre, nous archivons chaque année un backup de tous les cours avec les données étudiantes (après les délibérations de seconde session et avant le lancement de la nouvelle année académique). Ces backups sont conservés durant deux années académiques. Nous envoyons ensuite un message à tous les enseignants pour leur suggérer de réinitialiser leurs cours. Si le calendrier correspond à votre utilisation de la plateforme, vous n'avez donc aucune précaution à prendre en matière de sauvegarde des cours.

Si vous procédez à la réinitialisation de cotre cours durant l'été ou si vous prévoyez de retravailler votre cours en profondeur, nous vous conseillons de faire une sauvegarde du cours et de l'archiver sur votre ordinateur.

A faire AVANT de lancer la réinitialisation du cours^

Avant de lancer la réinitialisation du cours, veillez à archiver les devoirs des étudiants et faire une sauvegarde des notes encodées dans le carnet de notes.

Pour chaque devoir définit dans votre cours, répétez la procédure suivante :

• sur la page d'accueil du cours, cliquer sur le libellé du devoir;
• télécharger une archive zip avec tous les devoirs remis via le menu  > Télécharger tous les travaux remis.

Pour les tests certificatifs, vous pouvez conserver un rapport avec les réponses étudiantes :

• > Résultats > Réponses des participants
  
• Cochez toutes les options puis affichez le rapport et téléchargez des données au format tableur
  
  

Pour récupérer  toutes les notes encodées au format Excel, suivez cette procédure :

• consulter le carnet de notes via  > Configuration du carnet de notes;
• la page donnant accès à l'exportation des notes est accessible via le menu
  > Liens utilisateur > Carnet de notes > Exporter > Feuille de calcul Excel;
• sélectionner les options d'export et les activités dont la note doit être évaluée (vous pouvez aussi tout cocher et nettoyer le fichier Excel par la suite);
• en cliquant sur "Envoyer", vous obtenez une prévisualisation du tableau et vous pouvez ensuite l'exporter.

Si vous souhaitez conserver une partie des annonces nous vous suggérons de créer un forum caché appelé "Archives des annonces". Créez pour cela une nouvelle activité de type  Forum, avec les paramètres par défaut. Puis modifiez la visibilité de ce forum via la menu "Modifier" de la page d'accueil.

Vous pourrez alors déplacer les discussions que vous souhaitez archiver dans ce forum. Il suffit pour cela d'afficher une annonce et d'utiliser le menu déroulant "Déplacer cette discussion" pour déplacer cette annonce vers le forum des annonces.

Réinitialiser le cours^

Une fois les précautions ci-dessus prises, vous pouvez réinitialiser le cours via le menu
>Paramètres du cours >  Réinitialiser
Les options de réinitialisation sont nombreuses et dépendent des activités organisées dans votre cours. Le fait de supprimer les étudiants ne supprime aucune de leurs données, c'est pourquoi, selon les activités organisées, il faudra veiller à supprimer les données devenues obsolètes associées aux étudiants.

Lorsque vous complétez le formulaire de réinitialisation du cours,  souvenez-vous que vous devez supprimer toutes les traces des étudiants pour permettre à un étudiant bisseur de recommencer le cours sans voir ses anciennes tentatives.

Plus précisément,

• la réinitialisation vous permet de modifier la date de début et de fin du cours; veillez à spécifier des dates correctes pour que votre cours apparaisse dans le bon onglet chronologique de la nouvelle liste de cours; voir aussi la section Modifier la date de début et de fin de cours, essentiel pour la nouvelle liste de cours;
  
• si vous avez activé la suivi d'achèvement des activités, veillez bien à supprimer les données d'achèvement sinon les bisseurs ne pourront pas recommencer le parcours proposé dans le cours;
• consultez toujours l'onglet "Rôles"pour désinscrire les étudiants du cours (et éventuellement d'autres acteurs);
  
  
• si vous utilisez les dérogations (pour donner un délai supplémentaire à un étudiant ou à un groupe pou la remise d'un travail, par exemple), veillez à supprimer toutes les dérogations du cours; cette option est disponible via l'onglet "Rôles" en affichant tous les paramètres;
  
• si vous utilisez le carnet de notes, veillez à supprimer toutes les notes, sinon les bisseurs ne pourront pas recommencer les activités évaluées;
• via l'onglet Groupes, vous pouvez vider les groupes, supprimer tous les groupes, ...
  
• si vous souhaitez supprimer les annonces du cours, passez par l'onglet Forums et veillez à supprimer les messages du forum Annonces;
  
  
  
• si vous souhaitez supprimer le contenu de certains forums, veillez à bien sélectionner les forums à vider via l'onglet Forums;
  
• si vous proposez des tests, veillez à bien supprimer toutes les tentatives des tests, sinon les bisseurs ne pourront pas recommencer les tests;
• veillez aussi à supprimer tous les travaux remis avec l'outil Devoirs (après les avoir archivés) toujours pour permettre aux bisseurs de recommencer les devoirs mais aussi pour éviter d'occuper de l'espace disque inutilement  ;
• si vous utilisez Dynamo pour réguler la dynamique de groupe, veillez bien à réinitialiser ces activités;
  
• si vous utilisez les activités de microscope virtuel Cytomine, pensez aussi à Réinitialiser vos activités Cytomine;
  
• ...

Attention, pour l'instant, il n'est pas possible de réinitialiser les modules H5P. Si vous envisagez de réutiliser ces activités, nous vous conseillons de les dupliquer et de masquer les anciennes activités ou de les supprimer. Pour dupliquer une activité, il suffit de se placer du la page d'accueil du cours, de cliquer sur le menu déroulant "Modifier" en regard de cette activité et de choisir l'option  Dupliquer.

Modifier toutes les dates du cours et des activités via une seule page ^

La présentation de la liste de cours du tableau de bord permet notamment un tri chronologique des cours : "En cours", "Futur", "Passé". 

Pour que vos cours apparaissent dans le bon onglet, vous devez modifier les dates de début et de fin de cours.
Par ailleurs, il est possible d'éditer toutes les dates des activités du cours via une seule page accessible via ce menu :

> Paramètres du cours > Administration du cours > Rapport > Dates

Notez que la nouvelle liste de cours affiche aussi un indicateur visuel de la progression des étudiants dans le cours. Si vous souhaitez définir des parcours d'apprentissage en utilisant le suivi d'achèvement des activités Moodle, n'hésitez pas à consulter la page de manuel Suivre le parcours des étudiants.

Finalisé